Setiap perusahaan pasti memiliki dokumen yang sangat penting, meliputi surat perjanjian, laporan keuangan, nota, hingga data karyawan yang merupakan bukti nyata dari berbagai kegiatan dan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu, proses penyimpanan atau pengarsipan dokumen tidak boleh dianggap hal yang sepele. Berdasarkan ISO 9001 klausul 10.2.2 perusahaan atau suatu organisasi harus menyimpan dokumen informasi sebagai bukti.
Arsip dokumen yang tersimpan dengan baik dan rapi akan membantu perusahaan dalam menjaga kelancaran administrasi. Ketika dokumen dibutuhkan, akan lebih mudah ditemukan tanpa membuang waktu untuk mencarinya. Hal tersebut, mampu meningkatkan efisiensi kerja serta meminimalisir risiko kehilangan data penting.
Seperti yang sudah tertera dalam ISO 9001:2015 tentang pengendalian dokumen informasi. Dokumen informasi diperlukan oleh sistem manajemen mutu dan oleh Standar Internasional ini harus dikendalikan untuk memastikan:
- Dokumen tersebut dapat digunakan untuk keperluan apa saja dan dimana saja
- Terlindungi (misalnya dari hilangnya kerahasiaan, penggunaan yang tidak benar, atau kehilangan integritas).
Dokumen merupakan informasi yang sangat penting dan harus dilindungi dari hal yang tidak diinginkan. Selain itu, mengarsipkan dokumen juga berfungsi sebagai alat bukti jika suatu saat dilakukan audit. Dokumen yang terarsip dengan rapi menunjukkan bahwa perusahaan memiliki sistem administrasi yang tertib dan profesional. Di era digital saat ini, pengarsipan tidak hanya dilakukan dalam bentuk fisik, melainkan secara elektronik. Pengarsipan digital dapat membantu menghemat ruang, mudah diakses, mempercepat dalam pencarian data, serta mampu meningkatkan keamanan dengan sistem cadangan data yang teratur. Dengan hal demikian, mengarsipkan dokumen bukan hanya sekadar kegiatan administratif, tetapi merupakan investasi penting bagi keberlangsungan perusahaan di masa depan.
PT Putra Restu Ibu Abadi (PRIA) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengelolaan limbah di Jawa Timur. Kami menyediakan layanan pengelolaan limbah B3 dan non-B3 terintegrasi mulai dari pengangkutan, pengumpulan, pemanfaatan, dan pengolahan. Hubungi call center kami untuk konsultasi dan mendapatkan penawaran terbaik lebih lanjut untuk kebutuhan perusahaan anda.
